Fazer reuniões à distância faz parte da rotina de várias empresas. Seja com fornecedores, clientes ou parceiros, as videoconferências por Skype ou outras ferramentas remotas ajudam (e muito) a escalar entregas quando se corre atrás de métricas de atendimento.
Mas e quando você combina com o cliente aquela reunião importante, investe um tempo precioso para agendar, ligar pelo telefone (se for o caso) e confirmar, mas no dia marcado ele some ou assume um compromisso de última hora e não pode comparecer?
Levar o tão temido “bolo” se torna um problema e um desafio para quem trabalha com um grande número de clientes e precisa, ao mesmo tempo, escalar o atendimento e ajudar esses clientes a terem sucesso.
Mas o que aprendemos com os bolos?
1. Conversar é preciso
Ninguém marca reuniões por acaso. Toda conversa ou call tem um objetivo claro, definido por estratégias e ações que atendem aos objetivos das partes envolvidas.
Faça o cliente perceber o valor de participar da reunião. Mostre que isso vai ajudar na sua evolução e que um bom alinhamento de expectativas tende a gerar bons resultados a curto e médio prazo.
2. Organização é tudo!
Reserve um espaço na sua agenda semanalmente para marcar as reuniões. Não tente fazer tudo em cima da hora. Apesar da dificuldade que muitos clientes têm em cumprir a agenda, lembre-se de que você é o responsável por cumprir os seus prazos e metas. Portanto, defina junto com seu cliente o dia e horário ideais para fazer as calls, fortalecendo um compromisso claro.
3. Use e abuse dos emails
Seu cliente é do tipo “esquecido”? Registre as marcações de reuniões por e-mail, falando que chegou a hora de vocês conversarem. Não esqueça de incluir o link com a agenda e, se possível, o endereço da sala virtual ou ferramenta que será utilizada para facilitar o contato na hora da call. Um dia antes, mande um alerta pelo Boomerang e também no próprio dia da reunião. Garanta que você tentou enviar lembretes ao cliente de todas as formas.
4. Ligue, ligue e ligue
O cliente não abriu seus emails, não respondeu, não deu nenhum sinal de fumaça sobre a marcação ou confirmação de comparecimento na reunião? Se isso aconteceu, chegou o momento de partir para o bom e velho telefone. Procure pela pessoa na empresa e explique que a reunião é necessária e que vocês têm um compromisso para ser cumprido. Não deixe recados. Nem sempre as pessoas retornam.
Não achou o cliente ou ele não atendeu na primeira chamada? Tente quantas vezes for preciso.
5. Seu tempo é precioso
Mas e se o cliente já deu mais de um bolo, não retorna e está quase inacessível para aquela reunião importante? Se esse for o caso, mande um email ou ligue para a pessoa. Faça ela entender que seu tempo é valioso, que as ações precisam ser desenvolvidas para o planejamento ser cumprido e que, naturalmente, a fila anda. Caso o cliente não apareça, mesmo após você ter insistido tanto, é porque ele não está tendo interesse ou não está dando o valor devido ao seu tempo e ao seu trabalho.
“Abra espaço para os que realmente estão engajados na sua proposta.” 🙂
